Projekt „Intranet Relaunch“ II

Die Analyse des Business Consultants

Im ersten Teil der Serie haben wir über die Ausgangssituation des Projektes „Intranet Relaunch“ geredet. Zur Erinnerung, es geht um folgendes:

Ein Unternehmen hat 300 Mitarbeiter und möchte ein ihr bestehendes Intranet ablösen. Das bestehende Intranet beinhaltet aktuell Nachrichten aus dem Konzern, eine Wissensbibliothek, ein Workflow für die Urlaubsfreigabe und eine Anwendung für die Arbeitszeiterfassung. All diese Module existieren bereits seit einigen Jahren und wurden 2011 von einem externen Dienstleister nach dem Stand der Technik mit SharePoint 2010 umgesetzt.

Wir haben festgestellt, dass 3 Experten verschiedener Fachrichtungen die Erstanalyse des Bestandssystems vornehmen werden. In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit der Arbeit des Business Consultants.

Was ist die Aufgabe des Business Consultants?

Der Business Consultant dient ganz allgemein gesagt der Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Lieferanten. Er wird in der Regel durch den Lieferanten bereitgestellt und sieht seine Aufgabe darin alle notwendigen Informationen für das Projekt von den Beteiligten einzuholen und so aufzubereiten, dass sie durch die Umsetzungsexperten verwendet werden können. Der Business Consultant ist also das Ohr am Kunden und gerade in der Anfangsphase sein wichtigster Ansprechpartner.

Im Idealfall kombiniert ein Business Consultant das branchenspezifische Wissen seines Kunden mit den Kenntnissen der Technologie, auf der das Projekt umgesetzt werden soll. Außerdem verfügt er über gute analytische und soziale Fähigkeiten, sodass er durch gezieltes Nachfragen und Recherchieren beim Kunden einen möglichst genauen Einblick in die Anwendungsfälle der Anforderung bekommt.

Die Aufgabe des Business Consultants ist es nicht, sich bereits eine Lösung für die Probleme auszudenken, sondern hauptsächlich die Use Cases oder User Stories des Kunden zu ermitteln. Durch sein technologisches Wissen kann er außerdem bereits Fragen stellen, die technologietypische Szenarien aufgreifen oder bekannte Probleme abgrenzen. Außerdem kann er alternative Möglichkeiten aufzeigen, wenn eine Vorstellung des Kunden aufgrund der Technologie so nicht umsetzbar ist.

All dies geschieht natürlich nicht auf einmal, sondern der Business Consultant begleitet das Projekt von dem ersten Kontakt nach Angebotsausschreibung bis zum Konzept und der Übergabe an die Umsetzungsteams. Und oftmals begleitet der Business Consultant dann auch die Änderungswünsche und ggf. auch das Testmanagement des Projektes bis zum Abschluss des Projektes.

Die Analyse des Business Consultants

Wir haben jetzt also festgestellt, dass der Business Consultant das Ohr am Kunden ist. Und genau so wird er seine Arbeit starten. In dieser ersten Bestandsanalyse stellt sich für Ihn zunächst die Frage der Stakeholder-Struktur. Dafür muss er folgende Informationen einholen:

Wer ist die Fachseite, die das Intranet betreut?

Diese Frage ist wichtig um zu bestimmen, aus welcher Richtung die Anforderungen kommen werden und wie es um das fachliche und technische Verständnis bestellt ist.

In unserem Beispiel stellt sich heraus, dass das Marketing auch das Intranet betreibt. Sie stellen redaktionelle Inhalte bereit, organisieren Veranstaltungen und Pflegen den Inhalt in der Wissensdatenbank. Für die Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung ist das HR noch in den Prozess eingebunden. Allerdings interessieren sich diese sich hauptsächlich für ihre Export-Funktionalität, welche die Daten aus dem SharePoint in ein Excel transferiert.

Was war der Auslöser das Intranet neu auszuschreiben?

Diese Frage ist natürlich wichtig um zu bestimmen was der größte Schmerz ist und an welcher Stelle bei der Neukonzeptionierung besondere Sorgfalt und Aufmerksamkeit geboten ist um nicht alte Probleme zu wiederholen.

In unserem Beispiel ist der größte Schmerz, dass der Support für das Intranet nicht mehr gewährleistet ist. Allerdings gibt es noch weitere nostalgische Punkte, die im Gespräch mit der Fachseite ans Licht kommen. So ist es den Redakteuren ein Dorn im Auge, dass für jeden Artikel ein Freigabeworkflow durchlaufen werden muss. Schließlich sind sie ja die Experten und immer wenn der freigebende Manager nicht da ist, liegt der Artikel möglicherweise so lange, bis das Thema schon wieder veraltet ist. Außerdem finden sie die Wissensbibliothek so nicht mehr zeitgemäß und möchten es auf Wiki mit redaktioneller Prüfung umstellen um so schneller neue Informationen zu erhalten und selbst weniger Pflegeaufwand investieren zu müssen.

Was ist die Meinung der IT-Abteilung, die das Intranet technisch wartet?

Natürlich werden in so einem Projekt auch die Experten der IT zu ihrer Meinung befragt. Schließlich ist es in der Regel diese Abteilung, welche das Projekt später betreibt und den Support dafür erbringt. Wo lagen die aktuellen Schwierigkeiten der Anwendung und wo die meisten Supportfälle? Müssen einige Prozesse vereinfacht werden? Auch diese Kollegen haben erkannt, dass eine Vertreterregelung her muss, da immer wieder administrativ eingegriffen werden musste, wenn ein Kollege im Urlaub war oder die Firma sogar ganz verlassen hat. Alle Verantwortlichen sollen künftig also nicht mehr direkt im Workflow definiert werden, sondern über eine Mappingtabelle, welche sich ohne Deployment pflegen lässt. Natürlich entsteht hier gerade ein Widerspruch mit den Aussagen der Fachseite, doch in dieser Phase kann man das getrost erst einmal aufnehmen und später eine Lösung dafür finden. Auch, dass die IT-Abteilung bereits sehr stark in Lösungen denkt und nicht in Problemen ist typisch und kann so mitgenommen werden.

Was sagen die Endnutzer zu dem Intranet?

Ein Punkt, der immer wieder gerne vergessen wird, ist die Befragung der Endnutzer. Schließlich sind sie es, die das Produkt nutzen sollen. Und wenn der Nutzer das Intranet nicht annimmt wird versuchen dem Ganzen möglichst aus dem Weg zu gehen. Etwas, das natürlich nicht im Sinne der Redakteure und der Geschäftsführung liegt, die schließlich viel Zeit und Geld in dieses Projekt investieren.

Wie also macht an so eine Endnutzerbefragung? Es gibt einige Wege, die sich bewährt haben und wenn möglich alle genutzt werden sollten. Das üblichste ist eine Mitarbeiterumfrage. Dabei wird allen Mitarbeitern des Unternehmens ein Fragebogen zugeschickt mit der Bitte diesen bis zu einem gewissen Datum zu beantworten. Natürlich sollte man an dieser Stelle auch genau erklären, welchen Einfluss sie damit auf die Entwicklung des Intranets haben. Diese Umfragen finden in der Regel anonymisiert statt, damit die Mitarbeiter keine Repressalien fürchten müssen. Dennoch sollte man die Möglichkeit einräumen sich direkt bei dem verantwortlichen Business Consultant zu melden und dort im Vertrauen einige Punkte loszuwerden. Manchmal gibt es Dinge, welche die Leute nicht schriftlich angeben wollen. In so einem Fall kann es weiterhelfen. Allerdings sollte man nicht damit rechnen, dass diesen Service allzu viele Leute in Anspruch nehmen. Doch wenn sie es tun, sind die Erkenntnisse daraus meist Gold wert.

Neben der Mitarbeiterumfrage kann man sich noch stichprobenartig direkt mit einigen Leuten unterhalten. Das können einerseits Leute sein, die man spontan in der Kantine für 15 Minuten entführt und bittet ihre Eindrücke zu schildern, oder es können Leute sein die den Betreibern des Intranets schon häufiger durch intelligente Fragen oder besondere Schwierigkeiten aufgefallen sind. Derartige Leute helfen oft gerne, da sie selbst ebenfalls ein Interesse haben, dass das Intranet verbessert wird und auch deren Erkenntnisse sind viel wert.

In unserem Beispiel zeigen die Umfragen nun hauptsächlich, dass Leute Schwierigkeiten damit haben in der Wissensbibliothek das zu finden was sie suchen. Außerdem finden sie die Anwendung für die Arbeitszeiten zu langsam und zu kompliziert. In den Kommentaren kommt heraus, dass einige Schattentabellen in Excel führen, damit sie auch später noch Auswertungen über ihre Arbeitszeit und die einzelnen Aufgaben führen können. Ein Mitarbeiter hat sogar ein recht kreatives Excel herumgeschickt, welches so viel Logik enthält, dass man es schon fast als Tool bezeichnen kann. Es ermöglicht Auswertungen über verschiedene Projekte und Zeiträume. Die Befragung ergab, dass dieses Tool in unterschiedlichsten Versionen – teilweise auch kaputt – bei vielen Kollegen eingesetzt und  und immer wieder weiter kopiert wird. Eine Entwicklung, der auf jeden Fall im neuen Intranet entgegen gewirkt und durch eine gemanagte Applikation ersetzt werden sollte. Denn in diesem Tool weiß niemand so genau ob die Zeiten auch stimmen die es ausgibt. Zumindest bei den Versionen, die noch funktionieren…

Das Ergebnis der Analyse

Nachdem der Business Consultant mit seinen Umfragen, Mitarbeiterbefragungen und der groben Anforderungsaufnahme seiner Auftraggeber fertig ist erstellt er aus all diesen Informationen ein Dokument, welches den Status Quo darstellt. Es handelt sich hierbei nicht um das Lasten- oder Pflichtenheft, sondern spiegelt lediglich die Meinung der Firma zu dem Intranet wieder. Doch diese Informationen, Anregungen, Auswertungen und Ideen helfen dabei dem Kunden vor Augen zu führen wo die Stärken und Schwächen des Systems liegen. Welche Module sind bereits gut gelöst und sollten auf jeden Fall auch im neuen System so weitergeführt werden? Wo genau liegen die Probleme der Anwender und welche technischen Herausforderungen gilt es zu meistern? Dieses Papier ist die Grundlage, auf welcher der Auftraggeber ein aussagefähiges und belastbares Lastenheft definieren kann, welches die nächste Version auch wirklich weiterbringt. Man könnte sogar sagen, dass dieses Vorgehen ein professionelles Projekt auszeichnet, denn es versucht den Nutzen für seine Anwender zu maximieren, sodass man für jeden eingesetzten Euro möglichst viel zurück bekommt.

Im nächsten Teil der Serie werden wir uns anschauen, wie ein Infrastruktur Consultant das System bewertet.

 

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