Projekt „Intranet Relaunch“ I

Was erwartet euch in dieser Serie?

Wie bereits erwähnt ist mein Schwerpunkt die Technologiefamilie SharePoint mit all Ihren Facetten. Von OnPrem bis O365 und Apps, von 2007 bis 2016, von InfoPath und Nintex über C# bis zum JavaScript Object Model ist diese Landschaft sehr vielschichtig und bietet für große Unternehmen viele Einsatzmöglichkeiten über – aus der IT gesehen – lange Zeiträume.

Oft ist es nun so, dass ein Kunde, wenn er zu uns kommt, bereits eine Technologie für eine Fragestellung im Einsatz hat. Nehmen wir mal als Beispiel ein Intranet. Es gibt also bereits ein Portal, auf das die Nutzer zugreifen können um sich über Unternehmensinhalte zu informieren. Hier beginnt unsere neue Serie, die sich damit beschäftigt, wie man ein neues Intranet am Beispiel von O365 SharePoint einführen könnte. Mein Fokus soll dabei nicht auf den technischen, sondern den organisatorischen Schwierigkeiten liegen, die ein Kunde damit hat.

Wir werden bei der IT beginnen, welche das Intranet nicht länger Supporten möchte. Davon ausgehend ein Vorprojekt durchführen, eine Ausschreibung starten, die Bewerberauswahl durchführen, das Konzept erstellen und abnehmen, ein Team zusammenstellen, das Projekt mit all seinen Zwischenschritten durchführen, die Meetings abhalten, die Tests abnehmen, die Anwender schulen, das Projekt live schalten und schließlich den Support für das neue Intranet initiieren.

Es handelt sich also um einen vollständigen Zyklus, den ein solches Projekt durchlaufen muss und wird somit auch einen Querschnitt und zahlreiche Verweise auf alle Themen liefern, die ich auch sonst in diesem Blog so behandelte. Ich freue mich über fleißige Leser und Feedback zu meinen Artikeln. Viel Spaß beim Lesen!

Bestandsaufnahme

Für diese Serie nehmen wir ein kleines Beispiel. Ein Unternehmen hat 300 Mitarbeiter und möchte ein ihr bestehendes Intranet ablösen. Das bestehende Intranet beinhaltet aktuell Nachrichten aus dem Konzern, eine Wissensbibliothek, ein Workflow für die Urlaubsfreigabe und eine Anwendung für die Arbeitszeiterfassung. All diese Module existieren bereits seit einigen Jahren und wurden 2011 von einem externen Dienstleister nach dem Stand der Technik mit SharePoint 2010 umgesetzt.

Die IT stellt nun fest, dass es für diese Version in Zukunft keinen Mainstream Support mehr geben wird. Damit widerspricht die Lösung einer internen Richtlinie und muss abgelöst werden. Also informiert sie die zuständige Fachabteilung und veranlasst, dass nach einer neuen Lösung gesucht wird.

Der Fachseite selbst fehlt die entsprechende Expertise um den Wechsel eines Intranets durchzuführen. Also beauftragt sie in einem Vorprojekt zunächst einmal ein Beratungshaus damit den Status Quo zu ermitteln und die notwendigen nächsten Schritte auszuloten. Das Beratungshaus stellt dafür zunächst 3 Consultants bereit. Zum einen Infrastrukturspezialisten, welcher einen Health Check für die SharePoint-Infrastruktur durchführt. Der zweite Consultant ist ein Softwarearchitekt, welcher den Aufbau des Intranets analysiert. Als letztes schickt das Unternehmen noch einen Business Consultant. Er hat in dieser Phase die wahrscheinlich wichtigste Funktion. Denn er wird die Nutzer des alten Intranets ansprechen und über Interviews und Umfragen versuchen einen Blick in den Alltag dieser Kollegen zu erhalten.

Diese 3 Themen werden auch den Einstiegspunkt für uns in das Thema „Relaunch Intranet“ sein und einzeln in jeweils einem Beitrag behandelt werden.

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