Meetingkultur

Worauf man bei Meetings achten sollte

Während meines bisherigen Arbeitslebens habe ich verschiedenste Arten und Organisationsformen von Meetings und Schulungen erlebt. Einige empfand ich und meine Kollegen als extrem zielgerichtet und wirkungsvoll. Es wurden Dinge beschlossen und die Umsetzung sauber geplant. Die Leute gingen motiviert und mit einer Vision aus dem Raum. Bei anderen Meetings hatte ich das Gefühl das mein Hirn in Watte gepackt ist. Man hört zwar zu, doch es interessiert einen nicht. Die dritte große Kategorie waren Meetings, bei denen wohl selbst der Veranstalter nicht wusste, worum es eigentlich ging und bei denen es schnell in ein unorganisiertes Durcheinander ausgeartet ist.

Doch woher kommen diese Unterschiede? Gibt es Regeln, die man beachten sollte? Und bringen diese Wirklich einen Mehrwert? In diesem Beitrag soll es genau darum gehen. Was muss bei einem Meeting beachtet werden.

Vor dem Meeting

Die Vorbereitung eines Meetings ist ebenso wichtig wie das Meeting selbst. Man sollte sich bewusst machen, dass man bei einem Meeting eine große Anzahl (3 oder mehr) von Personen in einem Raum versammelt um gemeinsam einen Sachverhalt zu klären oder eine Entscheidung herbeizuführen. Hierbei sollte einem immer klar sein, dass hierfür enorme Mengen an Arbeitszeit aufgewendet werden. Bei einem Meeting über 2 Stunden und mit 4 Personen ist bereits ein ganzer Arbeitstag aufgewendet. Umso wichtiger ist es, dass der Veranstalter möglichst viele Informationen bereits im Vorfeld bereitstellt und seine Anfragen und Klärungsabsichten möglichst klar formuliert. Hierfür eignet sich am besten direkt die Einladung, die beispielsweise über Outlook versendet wird.

Das Wichtigste ist dabei direkt der Titel, mit dem diese Einladung versendet wird. Steht dort prägnant um was es in diesem Meeting gehen soll? Wenn es nicht möglich ist den Zweck dieses Meetings in einem einfachen Titel zu umschreiben, sollte man noch einmal grundsätzlich über die Ausrichtung dieses Meetings nachdenken. Ist die Aufgabenstellung für das Meeting überhaupt geeignet? Sind die Fragen und Aufgaben prägnant genug um in einem solchen Meeting geklärt zu werden? Erst wenn man einen prägnanten Titel (z.B. Sprintplanungsmeeting, Klärung des Bugs XY, Mentoring für Person ABC) hat, sollte man hier fortfahren.

Ebenso wichtig ist der Empfängerkreis. Lade ich wirklich nur die Personen ein, die direkt in die Entscheidung eingebunden werden sollen? Haben die Personen also einen wichtigen Beitrag zu leisten? Wenn es nur darum geht, dass diese Personen ein oder zwei Anmerkungen machen sollen, oder an einem Teilproblem mitwirken, wäre es dann vielleicht besser, diese Personen gesondert zu einem anderen Termin einzuladen? Oder ist es dem Veranstalter möglich die Informationen bereits im Vorfeld einzuholen, sodass auf die Personen verzichtet werden kann? Es wäre ja auch möglich diese Leute einfach per Skype zu dem Meeting dazu zu holen, wenn es notwendig wird. So könnten diese den Rest des Meetings fernbleiben und während dieser Zeit etwas anderes machen.

Kommen wir zum Text der Einladung. Dieser sollte mindestens eine Agenda enthalten, in welcher die Sachverhalte erläutert werden, um die es im Meeting geht. Im Idealfall wird bereits so gut wie möglich vorgearbeitet und die Anfrage möglichst klar kommuniziert. Auch weiterführende Links zur Projektablage oder ähnlichem können hier weiterhelfen. Es sollte nach Möglichkeit alles enthalten sein, was den Beteiligten im Vorfeld hilft ein detailliertes Bild von der Situation zu bekommen. Da es sich bei den meisten Meetings um kein völlig neues Thema handelt und die Kollegen meistens schon recht genau wissen worum es gehen könnte, ist die Agenda mit einigen Details angereichert meist auch schon genug. Wichtig ist, dass klar hervor geht, welche Frage geklärt oder welcher Sachverhalt bearbeitet werden soll.

Die Uhrzeit und Dauer des Meetings sind natürlich auch wichtig. Man sollte bereits im Vorfeld die Terminkalender der Beteiligten überprüfen, damit es hier nicht zu Terminüberschneidungen kommt. Wenn möglich sorgt auch eine gewisse Vorlaufzeit dafür, dass die Kollegen sich eventuell den Termin freischaufeln können.

Während des Meetings

Okay, die Vorbereitungen sind also getroffen. Die Kollegen nehmen an dem Meeting teil und es beginnt. Was ist nun zu beachten? Als erstes sollte der Meeting-Leiter natürlich noch einmal in eigenen Worten erklären worum es in dem Meeting geht und was aus seiner Sicht die zu erzielenden Ergebnisse sind. Anschließend sollte er die Sicht der Beteiligten einholen, die eventuell noch etwas zu dieser Zielsetzung beitragen können. Wichtig ist,´dass die Veranstaltung der Diskussion und Lösungsfindung zwischen den Teilnehmern dienen soll. Es ist an dieser Stelle also meist wenig ratsam

Eventuell ist es auch so, dass nicht alle Meeting-Teilnehmer die gleiche Relevanz haben. So kann es durchaus sein, dass einige Kollegen nur für Teilbereiche der Aufgabenstellung benötigt werden. Diese Teilbereiche sollte man dann natürlich nach vorne verschieben um die Arbeitszeit der Kollegen möglichst wenig mit dem Meeting zu belasten. Ist ihre Aufgabe erledigt, können diese Kollegen dann wieder zu ihrer eigentlichen Arbeit zurückkehren.

Wichtig ist dabei, dass alle getroffenen Entscheidungen, alle Aufgaben und alle Unklarheiten, die in diesem Meeting auftreten auch protokolliert werden. Während eines Meetings ist es oft so, dass viele Aussagen getroffen und oftmals auch schnelle Entscheidungen getroffen werden. Teilweise auch unter der Annahme, dass jeder diese Aufgabe verstanden, akzeptiert und für sich irgendwie notiert oder gespeichert hat. Dabei sind jedoch nicht alle Entscheidungen für alle Mitarbeiter gleich wichtig und manche Kollegen merken sich eventuell eine Entscheidung nicht, da diese aus ihrer aktuellen Situation nichts mit ihnen zu tun hat. Erst wesentlich später wird dieser Aspekt – vielleicht aufgrund eines Rollenwechsels oder aufgrund einer falschen Einschätzung des Kollegen – wieder interessant und relevant. Aus genau diesem Grund ist es wichtig, dass es während eines Meetings einen Protokollführer gibt, der alle neuen Entscheidungen, Fragen und Aussagen notiert. Das kann über einen PC, Clipboard, Block oder sonst einem Medium geschehen. Zu diesem Zeitpunkt ist möglichst leichte Handhabung wichtiger als Struktur!

Hat ein Kollege seine Aufgaben in einem Meeting erfüllt – bspw. muss der Programmierer nicht für Design-Fragen bleiben. Hier reicht später eine Zusammenfassung – sollte man seine Aufgaben und die mit ihm gewonnen Erkenntnisse noch einmal kurz zusammenfassen, sodass alle Parteien eine ähnliche Vorstellung davon haben. Aufgrund der subjektiven Wahrnehmung der Teilnehmer ist eine identische Vorstellung eines Sachverhalts meist nicht möglich und auch an dieser Stelle lassen sich Unklarheiten nur reduzieren, nicht jedoch ausschließen. Ist diese Zusammenfassung erfolgt, sollte man den Kollegen auch von dem Rest des Meetings freistellen. Oftmals werden Kollegen von Anfang bis Ende in einem Meeting gehalten, obwohl sie nur einen sehr speziellen Aspekt betreuen. Dies führt zu Frust über das Meeting bei dem Kollegen und verschlingt unnötig die kostbare Projektzeit. Eine Zusammenfassung der wichtigsten Themen im Nachgang wird später noch genauer beleuchtet und dient diesen Kollegen als Verständnisbasis des restlichen Meetings.

Während des gesamten Meetings hat der Meeting-Leiter vor allem eine Aufgabe. Er koordiniert die Teilnehmer und sorgt dafür, dass die Diskussionen in den richtigen Bahnen verläuft. Sobald ein Teilnehmer zu ausschweifend wird oder sich zu sehr in Details verstrickt, sollte der Meeting-Leiter diesen Kollegen freundlich aber bestimmt zurück zum eigentlichen Thema führen. Schnell verlieren sich die Teilnehmer sonst in Diskussionen, bei denen wieder nur ein Teil der Teilnehmer wirklich etwas zu sagen hat, oder das eigentliche Thema wird nicht bearbeitet und bleibt liegen. Natürlich kann dies bei einem wichtigeren Thema durchaus sinnvoll sein, sofern es auch hier wieder dokumentiert wird. Wichtig ist jedoch wie gesagt, dass der Meeting-Leiter die Sorge dafür trägt, dass der eigentliche Fokus des Meetings nicht aus den Augen verloren wird.

Nähert sich das Meeting dem Ende sollte der Meeting-Leiter noch einmal die getroffenen Vereinbarungen, Entscheidungen, offenen Fragen etc. zusammenfassen, sodass jeder noch einmal überprüfen kann, ob auch alle für ihn relevanten Ergebnisse vertreten sind oder er noch etwas anmerken, hinzufügen oder klarstellen möchte. Dies ist auch dann wichtig, wenn das Meeting sich als zu kurz herausgestellt hat. In diesem Fall sollten bereits die wichtigsten Punkte für die unmittelbare Zukunft geklärt sein. Die Zwischenergebnisse werden noch einmal zusammengefasst und die Punkte für den Folgetermin besprochen.

Da die Kollegen in aller Regel Folgetermine oder reguläre Aufgaben haben, sollte das Ende des Termins stets eingehalten werden. In Ausnahmen kann der Meeting-Leiter die Kollegen fragen, ob sie mit einer Verlängerung des Termins einverstanden wären. In diesem Fall sollte jedoch auch geprüft werden, ob der gebuchte Raum noch frei ist.

Nach dem Meeting

Ist das Meeting abgeschlossen, sollte der Meeting-Leiter die erarbeiteten Erkenntnisse verarbeiten und ablegen. Zum einen sollte er die zuvor mündliche Zusammenfassung nun noch einmal schriftlich an alle Teilnehmer versenden. Zum einen ist dies eine Gedächtnisstütze für die Kollegen, zum anderen haben eventuell Kollegen das Meeting vorzeitig verlassen.

Gibt es zu diesem Meeting außerdem noch Stakeholder, also Leute, die an den Ergebnissen interessiert sind ohne direkt Mitsprache zu haben, können auch diese eine Zusammenfassung erhalten. Diese ist meist verkürzt gegenüber der internen Zusammenfassung, da dieser Personenkreis deutlich weniger in der Materie und meist nur an den eigentlichen Ergebnissen interessiert ist. Dafür kann es notwendig werden, weitere Erklärungen in die Zusammenfassung einzubinden. Zum Beispiel für spezielle Sachverhalte oder Fachbegriffe.

Alle erarbeiteten Ergebnisse müssen schließlich noch auffindbar abgelegt werden. Das kann zum Beispiel in einem speziellen Projekt- oder Themenraum sein. Der Link sollte ebenfalls an die Zusammenfassung – zumindest bei den beteiligen Kollegen – angehangen werden.

Tut das Not, dass da so viel Arbeit reingesteckt wird?

Jetzt kann ich schon hören, wie einige sich insgeheim fragen, ob das alles Not tut. Das kann man doch auch viel schneller machen und so hat man ja einen Riesenaufwand! Ja, den Aufwand will ich nicht leugnen. Trotzdem ist das aus meiner Sicht die richtige Vorgehensweise, wenn man ein Meeting zu einem wichtigen, verbindlichen Thema machen will. Die Frage, die ich mir ehr stelle ist, warum ich ein Meeting aufsetzen will, wenn  ich keine verbindlichen Aussagen haben möchte. In diesem Fall könnte ich mich schließlich auch mit den Kollegen beim Mittag oder auf einen Kaffee treffen.

Ein Meeting hat für mich immer einen offiziellen Charakter und sollte auch so gelebt werden. Es muss eine Hürde geben ein Meeting einzuberufen, da man sonst nur noch in solchen Veranstaltungen hängt. Typische Beispiele für ein Meeting sind aus meiner Sicht die Meilensteinplanung, Eskalationsmeetings, Phasenabschlussmeetings oder die Scrum-Meetings. Und ja, selbst bei dem Daily Scrum gibt es diese Form. Wir haben einen festen Teilnehmerkreis, jeder berichtet möglichst flott was er geleistet hat, was er vor hat und was ihn hindert. Und diese Erkenntnisse werden dann schriftlich im Sprint-Backlog und der Impediments-Liste erfasst. Eine Zusammenfassung kann hier entfallen, da die Liste für jeden zugänglich ist und es bekannt ist, dass die Ergebnisse hier abgelegt sind.

Von daher meine Bitte, überlegt euch ob ihr ein Meeting benötigt. Und wenn, dann führt es so aus, dass auch in ein paar Wochen noch klar ist, was besprochen wurde und wo ich die Ergebnisse finden kann.

Zusammenfassung

Vor dem Meeting:

  • wähle einen Titel der möglichst treffend ist
  • lade nur ein, wer wirklich notwendig ist
  • mache ggf. mehrere Meetings mit unterschiedlichen Teilnehmern
  • schreibe eine Agenda zum Meeting
  • verlinke, wenn notwendig, auf weiterführende Informationen und Projekträume
  • fasse die konkreten Anforderungen verständlich zusammen
  • wähle eine Zeit, in der die Personen zeit haben oder kläre mit verhinderten Personen, ob sie den Termin zwischenschieben können

Während dem Meeting:

  • Fasse den aktuellen Stand anfangs zusammen
  • Fasse die konkreten Aufgaben und Fragestellungen zusammen
  • Es ist eine Diskussionsrunde. Verzichte auf PowerPoints und Monologe
  • Lass die Teilnehmer notwendige Ergänzungen machen
  • Behandele zuerst die Themen, bei denen Kollegen vorzeitig das Meeting verlassen können
  • Notiere jede Entscheidung, Frage oder Erkenntnis mit
  • Fasse den aktuellen Stand auch am Ende des Termins zusammen
  • Vereinbare direkt einen Folgetermin, wenn dieser notwendig ist
  • Verlängere den Termin nur in Ausnahmen und mit Zustimmung der Beteiligten

Nach dem Meeting:

  • Eine Meeting-Zusammenfassung mit den wichtigsten Ergebnissen und Entscheidungen wird an alle Teilnehmer versendet
  • Erarbeitete Ergebnisse werden auffindbar abgelegt
  • Eine verkürzte Zusammenfassung kann eventuell an Stakeholder versendet werden, sofern sinnvoll
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