Angebot und Schätzung II

Im ersten Teil dieser Serie ging es darum, wie die Projektleitung ein Projekt beeinflusst und welche Auswirkungen dies auf eine gute Schätzung haben kann. Aus meiner Sicht ein Thema, welchem oftmals zu wenig Beachtung geschenkt wird. Im zweiten Teil wird es nun etwas offensichtlicher, denn es geht darum wie die Anforderungsqualität sich auf ein Angebot auswirken kann.

Zur Erinnerung, in dieser Serie möchte ich mich mit diesen Fragen auseinander setzen:

Weitere interessante Meinungen zu diesem Thema könnt ihr außerdem hier finden:

Wie wirken sich Anforderungen auf die Schätzung aus?

Es ist natürlich klar, dass man umso genauer schätzen kann, je mehr von den Anforderungen weiß. Ein plakatives Beispiel, woran sofort deutlich wird was ich meine, ist „Als Berater muss ich jeden morgen zu meinem Kunden kommen, um dort meine Leistungen erbringen zu können.“ Hinter dieser Anforderung ist ein riesiger Berg an Möglichkeiten verborgen. Geht der Berater zu Fuß, mit dem Rad, dem Auto, dem Zug oder dem Flugzeug? Wie schnell muss er dort sein? Wie weit ist die Entfernung? Gibt es die Möglichkeit eines Hotels und so weiter. Vielleicht gibt es auf der Strecke besondere Herausforderungen wie Baustellen oder die Parkmöglichkeiten sind vor Ort eingeschränkt. Vielleicht gibt es in der Nähe auch keinen Flughafen etc. etc. Allein mit dieser Anforderung können wir also quasi gar nichts anfangen und eine sinnvolle Planung und Abschätzung des Aufwandes ist nicht möglich.

Wie geht man im Idealfall mit Unklarheiten um?

Doch was, wenn nun genau so eine unklare Anforderung auf dem Tisch liegt? Der Auftraggeber hat vielleicht nicht daran gedacht, dass es so unklar ist. Für ihn, der täglich den Weg zurücklegt, ist die Anforderung doch ganz klar. Nun, das einfachste ist natürlich den Kunden danach zu fragen. Selbst in großen Ausschreibungen, bei denen der Kunde nicht direkt angerufen werden kann, gibt es die Möglichkeit Fragen als E-Mail einzureichen. Die Qualität der Fragen zeigt dem Kunden dabei oft schon, wie qualifiziert der Fragesteller ist. In meiner Laufbahn ist es öfter vorgekommen, dass dem Kunden allein die Qualität der Fragen besonders aufgefallen ist und er schon damit eine Vorauswahl der Kandidaten durchgeführt hat.

Mist. Jetzt hat man die Fragerunde in einer Ausschreibung hinter sich gelassen und dennoch gibt es Unklarheiten. Entweder, weil die Antworten neue Fragen aufgeworfen haben, oder weil man vergessen hat diesen Punkt anzusprechen. Welche Mittel haben wir dann? In diesem Fall bedienen wir uns einem Mittel des Risikomanagements. Wir stellen Annahmen auf und grenzen uns damit ab. Um unser Beispiel hierfür wieder zu Rate zu ziehen. Der Kunde hat seine Anforderung spezifiziert:

– Wohnort: Mannheim
– Zielort: Frankfurt
– Übernachtung: Nein
– Primäranforderung: Möglichst wenig Zeitverlust durch die Reisetätigkeit

So weit, so gut. Doch wieder stellt sich eine Frage. Voraussichtlich meinte der Kunde Frankfurt am Main, schließlich ist oder relativ weit für das tägliche Pendeln. Aber sicher können wir uns nicht sein und beides würde unterschiedliche Herangehensweisen erfordern. Wir grenzen uns also ab und schreiben in unser Angebot zu dieser User Story einen Unterpunkt „Annahmen und Abgrenzung“. Wir gehen davon aus, dass der Kunde Frankfurt am Main meint. Daher raten wir ihm zum Zug und den Öffentlichen. Im Zug kann der Kunde am Laptop arbeiten und damit seinen Zeitverlust minimieren. Andernfalls hätten wir eventuell zum Flugzeug geraten.

Wie man abgrenzt

Was haben wir gemacht? Wir haben versucht über eine Plausibilitätsprüfung zu ermitteln, welche Annahme die Wahrscheinlichste ist. Dann haben wir die weniger wahrscheinlichen Möglichkeiten abgegrenzt. Die Gründe für unsere Abgrenzung sollten dem Kunden ebenfalls in dem Kapitel erläutert werden. Selbst wenn wir dann falsch liegen und der Kunde nach Frankfurt/Oder will, kann er nachvollziehen wie wir auf den Schluss kommen. Dann kann er uns die Möglichkeit zur Nacharbeit geben, da er von unserer Arbeitsweise überzeugt ist. Würden wir diese Abgrenzung nicht hinein schreiben und der Kunde beauftragt uns, könnte er auf die vorgeschlagene Lösung beharren. In unserem Fall würden wir ihm also eine tägliche Reise nach Frankfurt/Oder zum Preis von der Reise nach Frankfurt am Main ermöglichen. Natürlich hakt das Beispiel hier etwas, aber ich denke das Prinzip ist klar.

Was man noch beachten sollte

Damit ist das wichtigste eigentlich schon gesagt. Doch es gibt noch einige Feinheiten, die man beachten sollte. Grundsätzlich kann man natürlich eine große Liste an Annahmen und Abgrenzungen zu einer Anforderung schreiben, doch meist lohnt das nicht. Der Kunde bekommt dann das Gefühl, dass sich der Auftragnehmer herauswinden will und bereits im Vorfeld nach Rechtfertigungen und Gründen für ein mögliches Scheitern oder für Mehraufwände sucht. Bei einer großen Ausschreibung ist das eventuell notwendig, bei normalen Angeboten meist tödlich. Wichtig ist, dass man fragt. Erst wenn die Fragen nicht beantwortet werden, sollte man mit ein bis maximal drei Abgrenzungen der Anfrage eine gewisse Richtung geben. Reichen diese für eine Anforderung nicht aus, gibt es zwei Möglichkeiten. Handelt es sich um einzelne Punkte, kann man dafür einen entsprechenden Risikopuffer hinein rechnen. Dies kann man entweder in den Kosten verstecken, oder man deklariert diese Aufwände unter einem Punkt Risiken separat und transparent. Bei transparenten Risikoaufschlägen kann der Kunde noch gegensteuern und die Anforderungen genauer spezifizieren. Bei verborgenen Aufschlägen gehen sie meist in der Gesamtmasse unter. Welchen Weg man wählt ist dabei eine Frage der eigenen Firmenkultur.

Mir persönlich ist Transparenz lieber. Warum, dass kann ich gerne mal in einem anderen Beitrag detailliert erörtern.

Mut zum Nein

Sind in einem Angebot zu viele Punkte unklar und hat man bereits bei der Erstellung des Angebotes das Gefühl, dass dieses Projekt viel Potenzial für Ärger enthält, sollte man auch bereit sein eine Ausschreibung abzusagen. In diesem Fall sollte man dem Interessenten detailliert erklären, warum man nicht bereit ist das entsprechende Angebot abzugeben. Welche Risiken man sieht und wie man diese aus dem Weg räumen würde. Dann hat der Interessent das letzte Wort. Entweder er möchte die Probleme aus dem Weg räumen, oder er nimmt die Absage an. Sollte das Projekt, so wie es ausgeschrieben wurde, dann tatsächlich scheitern, kommt der Interessent eventuell wieder auf einen zurück. Vielleicht nur um die Scherben zusammenzukehren und neu anzufangen, oder um das Projekt doch noch irgendwie zu retten. In beiden Fällen ist man dann in einer sehr starken Position und kann gut über Aufwände und Tagessätze verhandeln. Und selbst wenn das nicht passiert hat der Kunde den Eindruck, dass es sich um eine qualifizierte Absage handelt und wird einen zumindest nicht in schlechter Erinnerung behalten. Eventuell gibt es dann ja ein anderes Projekt, bei dem die Fähigkeiten besser zu den Anforderungen passen.

Werbung

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s