Angebot und Schätzung I

Auch das ist immer wieder ein leidiges Thema. Wie schätzt man so, dass die Zahlen möglichst genau sind und wie kann ich sicherstellen, dass dabei nichts vergessen wird?

Nun, leider gibt es dafür kein Patentrezept. Viele Faktoren spielen in so eine Ausschreibung mit hinein. Aus meiner Erfahrung spielen vor allem folgende Punkte eine Rolle:

In dieser Serie möchte ich mich also mit genau diesen Fragen auseinandersetzen.

Weitere interessante Meinungen zu diesem Thema könnt ihr außerdem hier finden:

Wie beeinflusst der Kunden-Projektleiter die Ausschreibung?

Eine der wichtigsten Fragen ist wer das Projekt später leitensoll und wie es um die Fähigkeiten der Beteiligten steht. Und das sowohl bei dem Auftragnehmer und Auftraggeber. Gerade Projekte mit einem neuen Kunden oder mit einem bis Dato unbekannten Projektleiter sind oft extrem schwierig, da man die Fähigkeiten des anderen nicht einschätzen kann. Man schätzt also gegen eine Blackbox.

Und warum ist das ein Problem? Nun, im Idealfall hat man auf der Gegenseite einen erfahrenen Projektleiter, der bereits andere Projekte erfolgreich geführt hat und weiß, wie man eine Kundenanforderung zu einem sauber umgesetzten Stück Software transformiert. Die Faktoren, die der Kunden-Projektleiter beeinflusst sind vielfältig. Doch ich möchte versuchen, die wichtigsten einmal aufzugliedern.

  • Detailtiefe der Ausschreibung und der Anforderungsspezifikation
  • Klärung der Erwartungshaltung der einzelnen Parteien
  • Vereinbarung von Teilzielen mit Einbindung der Fachseite (z.B. Sprintabschluss)
  • Regelmäßige Abstimmungsmeetings
  • Saubere Aufstellung und Einforderung der Aufwände und Kosten
  • Koordination zwischen Projektteam und internen Abteilungen (z.B. Technik)
  • Deeskalierende Grundhaltung

Man merkt schon an diesen Punkten, was ein guter Projektleiter ausmachen kann. Je besser diese Punkte koordiniert werden, desto weniger Arbeit muss der Lieferant in diese Punkte stecken. Das kann in Form einer eigenen Projektleiter-Position sein, oder im dümmsten Fall in Form von Eskalationsmeetings. Der Faktor Projektleiter kann also leicht einen Unterschied von 15% in der Kostenrechnung ausmachen. Und das nur, wenn man auf die sichere Karte setzt und direkt einen eigenen Projektleiter ernennt. Ist das Projekt erst einmal in Schräglage und man hat keinen eigenen Projektleiter wird durch Eskalationsmeetings, Korrekturen und Beweisketten leicht ein Vielfaches dieses Prozentsatzes aufgewendet. Und zu allem Überfluss wird das dann wahrscheinlich auch kein Kunde mehr bezahlen und der eigene Ruf ist schnell angekratzt. Besonders der Rufschaden kann bei einem derartig vernetzten Geschäftsfeld wie der IT schnell zu einem echten Problem werden.

Doch warum nehmen wir dann nicht einfach grundsätzlich den Mehraufwand hin und schätzen einen eigenen Projektleiter ein? Nun, gerade bei neuen Kunden, die mit der Arbeitsweise der eigenen Firma noch nicht vertraut sind ist der Faktor Kosten entscheidend. Gehen wir von einem Projekt mit 100 PT aus, wäre der zu kalkulierende Faktor Projektleitung zwischen 10 PT und 25 PT einzuordnen. Wir sehen daran schon, dass es wirklich ein erheblicher Faktor ist.

Weniger als 10 % sollte man übrigens auf keinen Fall schätzen. Und auch die 10% gelten nur, wenn wirklich ein sehr fähiger Projektleiter auf der Gegenseite sitzt. Üblich sind tatsächlich ehr 20 %. Die Zeit ist für Abstimmungsmeetings mit dem Kunden, Statusreports, Zeitenbuchung, Teilergebnisvorstellung und ähnliches angesetzt.

Was ist nun also die Empfehlung für die Projektleiter-Frage? Das lässt sich leider nicht ganz einfach beantworten. Ist man neu bei einem Kunden ist man immer in der ungünstigen Situation, dass man den Projektleiter und seine Arbeitsweise nicht kennt. Ein guter Rat wäre es, den Projektleiter in Erfahrung zu bringen. Während es bei den Lieferanten üblich ist eine Vita zu verlangen, ist das umgekehrt leider nicht zu erwarten. Daher wäre das beste den Projektleiter um ein persönliches Gespräch zu bitten um die Stärken und Schwächen etwas auszuloten. Wenn das aus diversen Gründen nicht möglich ist, würde ich tatsächlich einen Aufwand von 20 % veranschlagen und einen eigenen Projektleiter einsetzen. Sollten in der Ausschreibung bereits Punkte auftauchen, welche die Kompetenz des Projektleiters fragwürdig machen, sollte man dies mit zusätzlichen Risiken bewerten. Diese Punkte könnten beispielsweise sein, dass kein fester Zeitplan aus der Ausschreibung ersichtlich ist, oder der Kunde insgesamt in seinem Kommunikationsverhalten unzuverlässig oder unschlüssig wirkt. In diesem Fall sollte man durchaus noch einmal 5% aufschlagen. Ist der Kunde hingegen bereit zu einem Gespräch und macht der Projektleiter auf den ersten Eindruck einen Kompetenten Eindruck, würde ich den Aufwand um 5% reduzieren und lediglich 15 % veranschlagen. Weiter sollte man diese Aufwände tatsächlich nur reduzieren, wenn man bereits erste Projekterfahrung mit dem Kunden-Projektleiter sammeln konnte.

Der Projektleiter des Lieferanten

Soweit so gut. Und was ist mit dem eigenen Projektleiter? Ich habe in dem Abschnitt vorher eine recht hohe Messlatte für eine Projektleitung des Kunden angelegt. Natürlich muss ich dann als Lieferant auch in der Lage sein diese Ansprüche selbst zu erfüllen. Nichts wirkt verheerender als einem Kunden Aufschläge für Projektleitung aufzuhalsen und dann genau in diesen Punkten selbst zu scheitern. Der eigene Projektleiter hat leider weniger Einfluss auf das Projekt als ein Projektleiter auf Kundenseite. Beispielsweise hat er in der Regel keinen direkten Draht zu der Fachseite oder den internen Abteilungen wie beispielsweise Technik. Das bedeutet für ihn, dass er alles über seinen Ansprechpartner beim Kunden organisieren muss und dort im Notfall auch regelmäßig nachfragen und Termine setzen muss. Und das alles auf eine Weise, die sympathisch und nicht bedrängend wirkt. Eine echte Mammutaufgabe also. Und mit der Größe des Projektes steigt natürlich auch die Komplexität der Aufgabe.

Was ist also zu beachten, wenn ich den Projektleiter aus meinen eigenen Reihen bestellen will? Es sollte jemand sein, der das Ganze nicht zum ersten Mal macht und sich bereits als Projektleiter bewährt hat. Vielleicht sogar bereits einen guten Ruf in der gleichen Branche hat und sich entsprechend auch mit der Fachproblematik auskennt. Natürlich ist das immer so eine Sache. Jeder verlangt erfahrene Projektleiter. Doch wie wird man das? Indem man als Anfänger beginnt. Logisch. Allerdings sollte diese Anfangserfahrung nicht darin bestehen, dass man Projektleiter einen Projektes wird, bei dem man auch die Kundenseite steuert. Ein Anfänger sollte mit einer Teilprojektleitung beginnen, bei der er nur seine Seite oder nur einen bestimmten Aufgabenbereich verantwortet.

Und was ist, wenn ich so jemanden nicht in meinen Reihen habe? In diesem Fall kann ich nur dingend empfehlen sich an einen externen Projektleiter zu wenden, der in dieser Materie und Branche bereits ausreichend Erfahrung sammeln konnte. Vielleicht kann ja auch der Kunde den entsprechenden Kontakt beisteuern. Ansonsten gibt es dafür Personalagenturen, die gute Freelancer vermitteln können. In diesem Fall sollte man auch einen internen Mitarbeiter als Projektassistenz an die Seite des Externen stellen, der das Projekt beobachtet und sich die Fähigkeiten des Projektleiters abschauen und aneignen kann. Dieser kann dann in einem kleineren Projekt seine neuen Fähigkeiten als Junior-Projektleiter unter Beweis stellen.

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